Otomatisasi Perkantoran

A.      Pengertian Otomasi Kantor

Yang dimaksud dengan Program Otomatisasi kantor adalah sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor ini berada di tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Bukti nyata pada tahun1964, IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Kata “otomatisasi” ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA) yang artinya semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal dan mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Akan tetapi, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS.

Yang membedakan antara OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik seacar lisan maupun tertulis. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya diantara orang-orang didalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain yang berada di lingkungan perusahaan.

Otomatisasi kantor (OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor.

Pada dasarnya ada empat kategori pemakai OA, yaitu:

1.Manajer
2.Profesional
3.Sekretaris
4. Clerical employee ( Clerk)

B.      Tujuan Otomasi Kantor

Tujuan Otomatisasi kantor untuk meningkatkan produktivitas; komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah; cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok; sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional (percakapan tatap muka), percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA bertujuan utnuk melengkapi komunikasi tradisional.

C.      Contoh Jenis-jenis Aplikasi Otomasi Kantor

1.      Word  Processing

Perangkat lunak pengolah kata (Bahasa Inggris: word processor) adalah suatu aplikasi komputer yang digunakan untuk produksi (termasuk penyusunan, penyuntingan, pemformatan, dan kadang pencetakan) segala jenis bahan yang dapat dicetak. Contoh perangkat lunak pengolah kata adalah Microsoft Word dan OpenOffice.org Writer

2.      Electronik Mail

Surat elektronik tau pos elektronik bahasa Inggris: email') adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet).Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet.

3.       Voice Mail

Voicemail Adalah Kemampuan untuk menerima rekaman pesan suara pada saat HP tidak aktif, atau ketika Anda tidak mengangkat telepon.

4.      Electronic Calendaring

Electronic  calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

5.       Audio Conferencing

Panggilan konferensi adalah panggilan telepon di mana pihak menelepon ingin memiliki lebih dari satu pihak yang disebut mendengarkan dengan audio yang sebagian dari panggilan. Panggilan konferensi dapat dirancang untuk memungkinkan pihak yang dipanggil untuk berpartisipasi selama panggilan, atau panggilan dapat diatur sehingga pihak disebut hanya mendengarkan ke panggilan dan tidak dapat berbicara. Hal ini kadang-kadang disebut ATC (Audio Tele-Konferensi).

6.      Video  Conferencing

Videoconferencing adalah pelaksanaan konferensi video (juga dikenal sebagai konferensi video atau videoteleconference) oleh seperangkat telekomunikasi teknologi yang memungkinkan dua atau lebih lokasi untuk berkomunikasi secara simultan dua arah transmisi video dan audio. Ia juga telah disebut 'kolaborasi visual' dan merupakan jenis groupware .

7.      Computer Conferencing

8.      Facsimile Transmission

            Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

9.      Videotext

Videoteks adalah pelayanan informasi interaktif dari komputer pusat yang memungkinkan individu untuk meminta kerangka informasi dari komputer pusat melalui telepon atau kabel, untuk ditampilkan ada layar tampilan video (umumya televisi rumah).

10.    Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11.   Desktop Publishing

Desktop publishing software (disingkat DTP) adalah penciptaan bahan cetak menggunakan tata letak halaman pada komputer pribadi . Ketika digunakan terampil, perangkat lunak desktop publishing dapat menghasilkan literatur dicetak dengan layout yang menarik dan kualitas sebanding dengan tipografi tradisional tipografi dan pencetakan . Teknologi ini memungkinkan individu, perusahaan, dan organisasi lainnya untuk mempublikasikan diri berbagai dicetak materi-dari menu dan newsletter lokal untuk buku, majalah, dan surat kabar-tanpa biaya-kadang mahal dari percetakan komersial.

D.     Pengertian Program Aplikasi

Yang dimaksud dengan Program Aplikasi adalah penerapan, menyimpan sesuatu hal, data, permasalahan, pekerjaan kedalam suatu sarana atau media yang
dapat digunakan untuk menerapkan atau mengimplementasikan hal atau
permasalahan yang ada sehingga berubah menjadi suatu bentuk yang baru tanpa
menghilangkan nilai-nilai dasar dari hal data, permasalahan, pekerjaan itu sendiri.

Ada juga pengertian lain dari Program Aplikasi yaitu suatu program komputer yang dibuat untuk mengerjakan atau menyelesaikan masalah-masalah khusus.

Aplikasi merupakan perangkat lunak siap pakai yang nantinya akan digunakan untuk membantu melaksanakan pekerjaan penggunanya. Aplikasi ini disiapkan sesuai kebutuhan seperi misalnya jika kita menggunakan komputer untuk keperluan perkantoran, maka harus disiapkan aplikasi perkantoran seperti MS Word, MS Excell, Power point serta MS Access. Untuk keperluan percetakan bisa menggunakan corel draw, adobe photoshop dll.

v  Ada dua jenis dasar perangkat lunak aplikasi yaitu :

1) Perangkat lunak aplikasi jadi : diproduksi oleh pemasok dan dijual kepada pemakai. Untuk menggunakannya para pemakai hanya perlu menginstall perangkat lunak diperangkat keras mereka dengan sedikit atau tanpa memodifikasi. Perangkat lunak jadi memiliki dua keunggulan yaitu : tersedia saat dibutuhkan tanpa harus menunggu dan harganya lebih murah.

2) Perangkat lunak aplikasi pesanan : ada kalanya organisasi bisnis memiliki operasi yang tidak serupa dengan bisnis lain, dia ingin mengembangkan sistemnya sendiri, maka dia perlu pesan program yang sesuai dengan organisasi bisnisnya

v  Perbedaan yang dianggap signifikan antara program otomatisasi kantor dengan program aplikasi yaitu terletak pada fungsinya, program otomatisasi lebih banyak digunakan dalam kegiatan atau aktivitas perkantoran, contohnya mesin penjilid, mesin pemotong kertas, mesin hitung, mesin fotokopi, facsimile, telephone, printer, mesin penghancur kertas, mesin pembolong / pelubang kertas, dan lain-lain. Sedangkan program aplikasi biasanya dibuat oleh seorang programmer komputer sesuai dengan permintaan / kebutuhan yang digunakan untuk keperluan internal yang diinginkan oleh seseorang atau suatu perusahaan tersebut, sebagai contoh MYOB, Microsoft Excel, power point, dan lainnya.

E.      Cakupan Aktivitas Perkantoran

Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian,  pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memnfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.

Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Pakpahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut:

“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”.

Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.